WorkgroupShare ermöglicht Ihren Mitarbeitern die gemeinsame Verwendung von Outlook-Daten, ohne die Kosten von Exchange Server für Ihr Unternehmen zu verursachen. Die Lösung besteht aus einem Server-Programm, das auf einem Computer installiert wird, und einem Erweiterungsprogramm für Outlook, das auf jedem Computer installiert wird, auf dem Outlook verwendet wird.
Die Lösung kann mit allen Versionen von Outlook eingesetzt werden, von Outlook 2000 bis Outlook 2003. Es ist sogar möglich, Daten über verschiedene Versionen von Outlook hinweg gemeinsam zu verwenden.
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Wenn ein Benutzer Zugriff auf die Daten anderer Benutzer oder auf öffentliche Ordner erhält, wird eine Hierarchie von Ordnern in einem Ordner namens Gemeinsame Daten erstellt, der dann neben den anderen Outlook-Ordnern angelegt wird. Wenn der Benutzer mindestens Lesezugriff auf einen oder mehrere Ordner von Max Mustermann erhält, erscheint Max Mustermann als ein Ordner unter dem Ordner Gemeinsame Daten, und die entsprechenden Ordner werden als Unterordner des Ordners Max Mustermann angezeigt.
In definierten Intervallen kommuniziert Outlook mit dem WorkgroupShare-Server, um eine Synchronisation durchzuführen. Diese erfolgt über standardmäßige Internet-Protokolle. Das heißt, dass Outlook nicht nur mit den Daten anderer Benutzer über das LAN, sondern auch von einem Remote-Standort aus über das Internet synchronisiert werden kann.
Die Synchronisation erfolgt im Hintergrund und ermöglicht dem Benutzer in dieser Zeit ein davon unabhängiges, ungestörtes Arbeiten.
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Mit WorkgroupShare hat der Administrator die vollständige Kontrolle darüber, welche Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen können. So könnte etwa eine Person den vollständigen Zugriff auf den Kalender einer anderen Person erhalten, während die anderen Mitarbeiter nur Lesezugriff auf diesen Kalender erhalten könnten. Außerdem könnten Sie einen öffentlichen Kontakte-Ordner anlegen, den Sie für alle Mitarbeiter zugreifbar machen können.
Alle Personen, die Outlook-Daten gemeinsam verwenden möchten, müssen als Benutzer zum WorkgroupShare-Administratorprogramm hinzugefügt werden. Die Benutzer können zu einer oder mehreren Gruppen hinzugefügt werden und übernehmen dabei das Sicherheitsprofil der jeweiligen Gruppe, ähnlich der Einstellung von NTFS-Zugriffsberechtigungen. Dadurch kann etwa einfach ein Urlaubskalender hinzugefügt werden, auf den alle Mitarbeiter über eine einzige Sicherheitseinstellung Lesezugriff erhalten.
Siehe auch
Gemeinsame Verwendung von Outlook-Daten
Zugriffskontrolle
Das Administratorprogramm
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