Die gemeinsame Verwendung von Outlook-Kalendern, Kontakten, Aufgaben und Notizen ist nun dank WorkgroupShare einfach möglich. Wenn Outlook auf dem Computer eines Benutzers installiert ist, synchronisiert Outlook seine Daten mit dem WorkgroupShare-Server. Die Ordner des Outlook-Benutzers, wie etwa Kalender, Kontaktliste, Aufgaben und Notizen werden dann über das WorkgroupShare-Administratorprogramm einem Administrator zur Verfügung gestellt.
Anfangs haben andere Benutzer keinen Zugriff auf diese Ordner. Wenn andere Benutzer Zugriff auf die in einem dieser Ordner gespeicherten Daten erhalten sollen, muss der Administrator diesen Benutzern zumindest Lesezugriff auf den Ordner gewähren.
Sobald dieser Zugriff eingerichtet ist, erscheint nach der nächsten Synchronisation des Outlook-Programms des jeweiligen Benutzers mit WorkgroupShare ein Ordner mit diesen neuen Daten in der Ordnerliste des betreffenden Benutzers. Das Bild rechts zeigt, wie diese Daten normalerweise in Outlook dargestellt werden.
Mit WorkgroupShare kann ein Administrator auch öffentliche Ordner anlegen und die entsprechenden Zugriffsrechte für diese Ordner vergeben. Wenn Sie etwa eine gemeinsame Kontaktliste erstellen möchten, die für alle Mitarbeiter in Outlook zur Verfügung steht, würden Sie einfach einen öffentlichen Ordner im WorkgroupShare-Administratorprogramm definieren und den entsprechenden Personen die jeweiligen Zugriffsrechte gewähren. Wenn ein Mitarbeiter einen Kontakt zu diesem Ordner hinzufügt, erscheint dieser Kontakt bei allen beteiligten Outlook-Installationen in diesem Ordner, sofern der Mitarbeiter die entsprechenden Rechte dafür aufweist.
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Über das WorkgroupShare-Administratorprogramm kann der Zugriff auf verschiedene Arten gewährt werden:
Sie können folgenden Zugriff gewähren:
 ein Benutzer auf einen Ordner
ein Benutzer auf einen anderen Benutzer
ein Benutzer auf eine Gruppe von Benutzern
eine Gruppe von Benutzern auf einen Ordner
eine Gruppe von Benutzern auf einen Benutzer
eine Gruppe von Benutzern auf eine Gruppe von Benutzern
Das WorkgroupShare-Administratorprogramm bietet eine klare Übersicht darüber, welchen Zugriff ein bestimmter Benutzer auf andere Ordner hat und welche Benutzer Zugriff auf einen bestimmten Ordner haben. Das Bild links zeigt einen Screenshot des WorkgroupShare-Administratorprogramms, wobei ein Benutzer in der links stehenden Liste ausgewählt ist. Das Fenster rechts beschreibt den Zugriff dieses Benutzers auf andere Ordner.
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